A rápida propagação do Coronavírus fez com que as empresas e instituições começassem a adotar medidas de segurança e saúde mais rígidas de forma a prevenir e mitigar riscos de exposição dos seus profissionais e clientes.
Apesar de não ser possível aplicar em todas as empresas/instituições, dependendo do departamento e da área de actuação, o teletrabalho é uma possibilidade em alguns dos casos para garantir a continuidade dos serviços.
Na WebTuga, o teletrabalho/trabalho remoto é já há alguns anos uma prática comum, uma vez que a nossa equipa é composta por colaboradores que estão distribuídos geograficamente um pouco por todo o país.
Esta é portanto a oportunidade ideal para lhe dar a conhecer um pouco mais acerca da nossa forma de trabalhar, assim como lhe transmitir alguns métodos e ferramentas que utilizamos para garantir a continuidade do nosso negócio e a colaboração, organização e produtividade entre os elementos da nossa equipa.
RocketChat – Comunicação e Vídeo Conferência
No dia a dia de uma empresa, é essencial que os colaboradores consigam comunicar sem dificuldades. Desta forma optamos por utilizar a ferramenta RocketChat para comunicação interna, uma vez que nos permite conversar em tempo real com qualquer um dos nossos colaboradores, comunicar informação aos vários departamentos através dos canais de comunicação, partilhar informação de forma segura com criptografia end-to-end e ainda criar video-conferências nas quais podemos ver e falar com os colaboradores como se estivéssemos frente a frente no mesmo local ou ainda partilhar o nosso ecrã remotamente para demonstrar situações que sejam necessárias analisar.
Existem algumas alternativas ao RocketChat, como o Skype, Slack, Discord ou até mesmo um servidor de IRC, no entanto a opção escolhida foi o RocketChat uma vez que nos permite manter a solução alojada localmente nos nossos servidores (self-hosted) e ter assim controlo total do servidor.
NextCloud – Armazenamento de Ficheiros e Colaboração
Qualquer empresa tem informações/ficheiros aos quais os colaboradores têm a necessidade de aceder regularmente. Muitas empresas mantém ainda servidores armazenados localmente nos seus escritórios, não sendo uma opção ideal devido à falta de manutenção, condições físicas deficientes, falta de redundância e impossibilidade de acesso remoto.
A solução adotada pela WebTuga para partilha e armazenamento de ficheiros recaí no software NextCloud, o qual nos permite armazenar de forma segura e encriptada os ficheiros com os quais temos necessidade de trabalhar regularmente.
Para os nossos clientes que tenham necessidade de utilizar este tipo de sistemas, podem optar pelos nossos planos wDrive que são baseados nesta solução.
Esta solução permite o acesso aos ficheiros remotamente através de qualquer computador ou dispositivo móvel, não necessitando de estar presente no escritório da empresa para ter acesso aos mesmos. É ideal não só para situações de trabalho remoto, como também empresas que tenham vários escritórios/filiais.
Gestão de Tickets / Suporte ao Cliente
Para além do atendimento telefónico, a ferramenta que mais utilizamos diariamente para fornecer apoio aos nossos clientes é um sistema de gestão de tickets.
Actualmente utilizamos a plataforma Kayako, no entanto esta será em breve substituída pela plataforma SupportPal.
Com uma plataforma de tickets, conseguimos garantir o tratamento de todos os assuntos de forma rápida e a atribuição de tickets a determinado departamento ou colaborador, sendo assim feita uma fácil gestão dos assuntos em tratamento.
É-nos ainda possível automatizar o seguimento de assuntos (Follow-UPs) e colaborar internamente num determinado assunto com outro colaborador.
Para além disso, estas plataformas permitem-nos criar uma base de conhecimento para partilhar com os nossos clientes informações relativas às duvidas/perguntas mais frequentes e guias que lhes permitem rapidamente resolver as situações mais comuns.
Adicionalmente utilizamos ainda o serviço Tawk.to para fornecer suporte em tempo real via Live Chat, sendo este serviço gratuito.
Gestão de Tarefas
Para gestão de tarefas, utilizamos internamente uma instância GitLab, que é também utilizada para gestão de projectos, Wiki com documentação interna e repositório de código.
Existem outras ferramentas que poderão ser alternativas melhores dependendo das funcionalidades que se procuram, como por exemplo o Atlassian Confluence, Trello, Hitask ou MeisterTask.
Software de Faturação Online
A utilização de um software de faturação online facilita o acesso e emissão de documentos de faturação em qualquer local. Esta solução é uma utilização segura para múltiplos colaboradores em simultâneo e permite a redução de custos de licenciamento e manutenção do software.
No nosso caso utilizamos o software ThinkPME que está totalmente integrado com a nossa Loja Online / Área de Clientes, permitindo-nos uma gestão mais organizada e um maior controlo de toda a faturação.
Num momento em que o Covid-19 foi declarado uma Pandemia pela Organização Mundial de Saúde, existem muitos negócios que serão infelizmente afetados por esta situação que se alastra a nível global.
Muitas das entidades que já se prepararam para a transformação digital têm a vantagem de reduzir o impacto causado pelo Coronavírus, podendo garantir a continuidade dos seus negócios pela via digital e proteger a saúde dos seus colaboradores.
É essencial que todos tomem medidas de contingência para que seja possível ultrapassar este período da forma mais segura e pacífica possível.
Da nossa parte esperamos que este artigo possa ajudar todas as empresas e profissionais que procurem o trabalho remoto como uma alternativa e reduzirem assim os riscos desta doença.
